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E-Rechnung: Was Sie jetzt tun müssen
Seit dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmer verpflichtet, E-Rechnungen von Geschäftspartnern empfangen zu können. Die Pflicht zum Ausstellen von E-Rechnungen gilt gestaffelt bis 2027 – je nach Unternehmensgröße.
Wir begleiten Sie Schritt für Schritt durch die Umstellung: Von der technischen Einrichtung bis zur reibungslosen Integration in Ihre Buchführung.
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Ihre nächsten Schritte
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Fristen im Überblick
Die Pflicht zur E-Rechnung gilt nicht für alle sofort und in vollem Umfang. Der Gesetzgeber hat Übergangsfristen eingeräumt – je nachdem, ob Sie Rechnungen empfangen oder ausstellen und wie groß Ihr Unternehmen ist. Die folgende Übersicht zeigt, was bereits heute gilt und was noch Zeit hat.
Wichtig: Ein PDF oder eine Word-Datei gilt gesetzlich nicht als E-Rechnung. Zulässige Formate sind ausschließlich XRechnung und ZUGFeRD 2.0 – beide maschinell lesbar und nach europäischer Norm EN 16931.
Übergangsfristen:
Vorteile einer E-Rechnung
- Effizientere Arbeitsabläufe – durch medienbruchfreie Prozesse
- Weniger Zeitaufwand – Wegfall manueller, fehleranfälliger Dateneingaben
- Niedrigere Kosten – im Durchschnitt 60 % günstiger als Papierrechnungen
- Mehr Transparenz – jeder Verantwortliche kann auf eine Cloud zugreifen und ist dadurch jederzeit auskunftsfähig
- Optimiertes Cash-Management – durch Skontoabzug, transparente Ausgabenseite & Co.
Das müssen Sie wissen
E-Rechnung
Der Begriff klingt vertraut – aber eine E-Rechnung ist nicht einfach eine Rechnung, die per E-Mail verschickt wird. Es handelt sich um ein gesetzlich definiertes, strukturiertes elektronisches Format, das von Software automatisch gelesen und verarbeitet werden kann.
Was eine E-Rechnung ist
Eine E-Rechnung liegt vor, wenn sie in einem strukturierten, maschinell lesbaren Format erstellt wurde. In Deutschland sind zwei Formate zugelassen:
- XRechnung – ein rein datenbasiertes Format (XML), vor allem im öffentlichen Bereich verbreitet
- ZUGFeRD 2.0 – Kombination aus lesbarem PDF und eingebetteten strukturierten Daten; sieht aus wie eine normale Rechnung, enthält aber zusätzlich alle Pflichtangaben in maschinenlesbarer Form
Was keine E-Rechnung ist
Folgende Formate gelten gesetzlich nicht als E-Rechnung – auch wenn sie digital übermittelt werden:
- PDF-Dateien (auch wenn sie per E-Mail versandt werden)
- Word- oder Excel-Dokumente
- Eingescannte Papierrechnungen
- Einfache Bilddateien (JPG, PNG)
Warum wird das jetzt eingeführt?
Die E-Rechnungspflicht ist Teil der europäischen Initiative zur Digitalisierung des Steuerwesens (ViDA). Ziel ist es, Umsatzsteuerbetrug zu reduzieren und Buchhaltungsprozesse europaweit zu standardisieren. Deutschland setzt dies mit dem Wachstumschancengesetz um.
Was bedeutet maschinell lesbar konkret?
Ihr Rechnungsprogramm kann die Rechnung automatisch einlesen, alle relevanten Felder (Betrag, Steuersatz, Lieferant, Fälligkeitsdatum) erkennen und direkt weiterverarbeiten. Manuelle Dateneingabe entfällt.
Mehr Infos
Die wichtigsten Antworten zu E-Rechnungen
Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen rund um die E-Rechnung – von der gesetzlichen Pflicht bis zur praktischen Umsetzung in Ihrem Unternehmen. Wenn Ihre Frage nicht dabei ist oder Sie eine persönliche Einschätzung zu Ihrer konkreten Situation wünschen, sprechen Sie uns gerne direkt an: info@frese-westmeier.de